Aktualisierung und Überprüfung der Mitarbeiterdaten
Überprüfen Sie alle Mitarbeiterdaten und sorgen Sie dafür, dass etwaige Änderungen vollständig und alle Unterlagen abgelegt sind.
Änderungen von Adressen, Bankdaten oder Kontaktdaten müssen erfasst sein. Das ist nicht nur aus rechtlichen Gründen wichtig, sondern hilft auch um zukünftige administrative Vorgänge, wie die Gehaltsabrechnung, reibungslos zu gestalten.
💡 Tipp: Eine kurze Rückfrage an die Mitarbeitenden, ob die Daten aktuell sind, erspart aufwendige Korrekturen im Nachhinein.
Gehaltsabrechnungen
Ein besonders wichtiger Jahresendprozess ist es sicherzustellen, dass alle Informationen für die Gehaltsabrechnung richtig umgesetzt und die Zahlungen durchgeführt wurden. So ist es gut die KV-Einstufungen immer im Blick zu haben und abzusichern, dass notwendige (Gehalts)anpassungen bedacht werden.
Außerdem sind alle im Jahr angefallenen Reisekosten und Homeofficetage abzurechnen und steuerlich zu berücksichtigen. Eine gründliche Überprüfung garantiert, dass die Abrechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und keine nachträglichen Anpassungen nötig sind, was rechtliche und finanzielle Sicherheit schafft.
Da das Steuerjahr endet und nach dem Stichtag keine Änderungen für das alte Jahr mehr möglich sind, sollte alles nochmal sorgfältig geprüft werden.
Resturlaubsansprüche und Überstunden klären
Der Jahreswechsel bietet sich auch dafür an, die offenen Urlaubstage zu prüfen. Oft bestehen hohe Resturlaubsansprüche, die gut geplant werden müssen, um Engpässe zu vermeiden.
Außerdem ist es notwendig die Mitarbeitenden rechtzeitig zu informieren, wenn Urlaubsansprüche verfallen könnten.
Zusätzlich ist es sinnvoll, angefallene Überstunden zu überprüfen und deren Abgeltung oder Übertragung ins neue Jahr festzulegen. Bei All-In-Verträgen ist eine Deckungsprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle erbrachten Leistungen durch das vereinbarte Gehalt abgedeckt sind.
Auch bei Überstundenpauschalen ist es gut am Jahresende nochmals draufzuschauen.
Leistungs- und Zielgespräche führen
Nutzen Sie das Jahresende für individuelle Feedbackgespräche. Blicken Sie gemeinsam auf Erfolge zurück, legen neue Ziele fest und fördern die persönliche Weiterentwicklung – ein Moment, der inspiriert und motiviert das kommende Jahr mit frischer Energie und klarer Ausrichtung anzugehen.
Für Tipps und konkrete Empfehlungen zu Zielgesprächen lesen Sie den Blogartikel
🔗 Mitarbeitergespräche - Tipps für den Erfolg und die Akzeptanz.
HR-Compliance
Interne Richtlinien müssen eingehalten werden - sei es in Bezug auf Datenschutz, Arbeitsgesetze oder sonstige Vorschriften.
Eine regelmäßige Überprüfung der Prozesse mit erforderlichen Anpassungen sind von großer Bedeutung.
Überprüfung von gesetzlichen Änderungen
Das Jahresende ist auch der ideale Zeitpunkt, um gesetzliche Neuerungen im Arbeitsrecht zu überprüfen und deren Auswirkungen zu bewerten.
Stellen Sie also sicher, dass alle arbeitsrechtlichen Dokumente, wie Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen, auf dem neuesten Stand sind.
Überprüfen Sie, ob gesetzliche Änderungen – z. B. im Arbeitszeitgesetz, Kollektivvertrag oder steuerlichen Vorgaben – korrekt umgesetzt wurden.
Auch die Einhaltung von Meldepflichten und Fristen, wie bei der Sozialversicherung, sollte geprüft werden.
Überprüfung nach DSGVO - Löschkonzept
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Jahresendroutinen ist die Einhaltung des DSGVO-Löschkonzepts. Zum Jahresende sollte die Personalabteilung überprüfen, ob alle personenbezogenen Daten, die gemäß DSGVO nicht mehr erforderlich sind, ordnungsgemäß gelöscht wurden.
Das können Daten von ehemaligen Mitarbeitenden, Bewerbungsunterlagen sein.
Durch die regelmäßige Überprüfung und Anwendung des Löschkonzepts wird sichergestellt, dass das Unternehmen sowohl datenschutzkonform als auch ressourcenschonend arbeitet.
Budget- und Ressourcenplanung
Auch ein Blick auf das Personalbudget lohnt sich zum Jahresende. So kann man Rückschlüsse aus dem aktuellen Jahr ziehen und eine solide Basis für die Planung des kommenden Jahres schaffen.
Überprüfen Sie, ob das Budget effizient genutzt wurde und wo möglicherweise Optimierungen nötig sind.
Welche Ressourcen werden für das nächste Jahr benötigt? Stehen neue Projekte, Stellenbesetzungen oder Weiterbildungsmaßnahmen an?
Insbesondere Schulungen und die Entwicklung der Mitarbeitenden sollten rechtzeitig eingeplant werden, um sowohl strategische als auch individuelle Ziele zu fördern.
Kommunikation der Unternehmensziele für das neue Jahr
Am Jahresende ist auch der perfekte Zeitpunkt, um die strategischen Ziele des Unternehmens fürd as kommende Jahr mit allen Mitarbeitenden zu teilen.
Das stärkt das Engagement und die Identifikation der Mitarbeiter.
Machen Sie die Unternehmensziele greifbar, und erklären Sie, wie jeder Einzelne zur Zielerreichung beitragen kann.
Ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Werte fördert ein positives Betriebsklima und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
Die 5 wichtigsten Vorteile von Jahresendroutinen in der Personalabteilung
- Effizienzsteigerung: Durch klarstrukturierte Abläufe können administrative Aufgaben schneller und präziser erledigt werden, wodurch wertvolle Ressourcen gespart werden.
- Rechtliche Sicherheit und Compliance: Die Überprüfung und Anpassung an aktuelle rechtliche Anforderungen minimieren das Risiko von Verstößen und den daraus resultierenden Kosten und rechtlichen Problemen.
- Motivierte Mitarbeiter und stärkere Bindung: Wertschätzende Feedbackgespräche und die klare Kommunikation von Zielen stärken die Motivation der Mitarbeiter und tragen zur Mitarbeiterbindung bei.
- Planungssicherheit für das neue Jahr: Die frühzeitige Planung der Ressourcen und des Budgets schafft eine solide Grundlage, die es der Personalabteilung ermöglicht, flexibel und zielgerichtet auf die Unternehmensbedarfe zu reagieren.
- Optimale Ausrichtung auf die Unternehmensziele: Die regelmäßige Kommunikation und Festlegung der strategischen Ziele stärkt das gemeinsame Verständnis der Mitarbeiter und sorgt für eine klare Orientierung. Dadurch können alle Abteilungen synchron an der Zielerreichung arbeiten.
Fazit
Jahresendroutinen bieten eine wertvolle Möglichkeit, sowohl administrative Aufgaben effizient zu erledigen als auch strategische Schwerpunkte zu setzen. Durch die klare Kommunikation der Unternehmensziele, eine sorgfältige Planung und eine offene Feedbackkultur bereitet die Personalabteilung den Weg für einen erfolgreichen Start ins neue Jahr.
Mit einer Checkliste und strukturierten Prozessen können KMU nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Identifikation mit den Unternehmenszielen fördern – eine Win-Win-Situation, die sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zugutekommt.
